Kaj je hotelski PMS sistem in v čem so prednosti uporabe?

Najpomembnejše lastnosti in prednosti hotelskega PMS sistema.

#recepcija #rezervacije #dnevnizaključek #channelmanager #housekeeping #hotelskigost



Ključni operacijski sistem hotelskega poslovanja


Hotelski PMS sistem (angl. PMS = Property Management System, sistem za upravljanje namestitve) je preprosto povedano programska rešitev, ki je v preteklosti nadomestila dolgotrajne postopke ročnega vodenja in obsežnega zapisovanja v excelove tabele. Platforma, ki avtomatizira in optimizira administrativne naloge nastanitve ter omogoča nadzor nad večino recepcijskih opravil, kot so upravljanje rezervacij, prijava/odjava gostov, dodelitev sob, cene sob in izdajanje računov, pa je danes veliko več kot zgolj recepcijski sistem. Hotel PMS je danes ključni operacijski sistem hotelskega poslovanja, ki omogoča tudi izjemne izkušnje gostov.


Ključni razlogi za uporabo PMS sistema



Enostavno in gladko na recepciji.


Hotelski PMS omogoča izvajanje številnih pomembnih funkcij na recepciji. Omogoča dostop do najnovejših informacij o rezervacijah in statusu določenih sob v nastanitvi, prijavo in odjavo gostov, skeniranje osebnih dokumentov ter izdaje kartic za sobo. Nekateri hotelski PMS sistemi se povezujejo tudi s check-in kioski ali drugimi sistemi kontrole pristopa (npr. vstop v sobo s kodo), kar je odlična lasnost za vse, ki si želijo brezkontaktnega poslovanja.

Značilno za hotelski sistem je tudi t.i. funkcija "Night Audit" oz. dnevni zaključek, ki je obvezen za poslovanje hotela. Dnevni zaključek opisuje postopek, ki združuje vse finančne transakcije po koncu določenega delovnega dne, jih pregleda in ustrezno zabeleži na računih. Dnevni zaključek povzema finančne transakcije hotela (prihodke, plačila) zajete v enem dnevu ter pomakne datum na naslednji delovni dan. Dnevni zaključki se izvajajo v nočnem času ali zgodaj zjutraj, ko ni pričakovati velikega števila prihodov ali odhodov.


V Hotelinco PMS sistemu lahko uporabnik nastavi uro pričetka avtomatske izvedbe postopka dnevnega zaključka.


Rezervacije: grafični sobni plan, koledar razpoložljivosti in skupinske rezervacije.


Grafični prikaz rezervacij v obliki koledarja omogoča vizualizacijo rezervacij in hiter pregled zasedenosti oz. razpoložljivosti nastanitve. Če je koledar interaktiven, je mogoče tudi rezervacije enostavno urejati, npr. s funkcijo Drag&Drop. Enako velja za koledar razpoložljivosti, ki omogoča hitro iskanje razpoložljvih sob glede na tip sobe za določen termin.


Ta funkcija torej omogoča preverjanje razpoložljivosti in stanja sobe, vnos novih rezervacij in prikazuje razpoložljive sobe v različnih distribucijskih kanalih, vključno z neposrednim hotelskim kanalom, rezervacijskim motorjem na domači spletni strani in channel managerjem.

Hotelski PMS sistem ima lahko tudi možnost prikazovanja več koledarjev za več namestitvenih enot, kar omogoča enostavno vodenje rezervacij za več enot. (Multi-property sistem) z enega mesta.

Zelo dobrodošla je tudi funkcija skupinske rezervacije, ki omogoča hitro opravljanje skupinskih rezervacij in zmanjšuje napake tako, da uporabnika logično, sistematično in enostavno vodi skozi postopek skupinske rezervacije.


Sinhronizacija vaše prodaje - integracija channel manager sistema (upravitelj kanalov prodaje).


Hotelska programska oprema vam je lahko v veliko pomoč pri spopadanju s številnimi izzivi: enostavnejše vodenje razpoložljivosti, sprejemanju in vodenju rezervacij iz več različnih kanalov, prilagajanju cen zaradi boljšega upravljanja prihodkov idr. Nadalje lahko nadgradnja s channel managerjem dviguje uporabno vrednost hotelskega PMS sistema.


Ko vam hotelski PMS pomaga upravljati vsakodnevno poslovanje hotela (rezervacije, izdajanje računov, sobni inventar, gospodinjstvo, prijave, odjave itd.) je vodenje rezervacij in prodaje lahko še boljše skupaj s channel manager sistemom.

Channel Manager sistem je spletni sistem, ki vam omogoča centraliziranje in avtomatizacijo cen in zalog sob na različnih "kanalih" za rezervacijo, kot so na primer OTA kanali: Booking. com, Airbnb, Hostelworld itd. Kljub temu, da nekateri uporabljajo sistema ločeno in nepovezano, je velika prednost v integraciji channel managerja s PMS-om. Integracija channel manager sistema v PMS je možna na tak način, da komaj zaznate, da gre za dva ločena sistema in ob vse bolj rastoči spletni prodaji, tudi vse bolj nujno, da ju uporabljate.


Izboljšan housekeeping.


Sodoben sistem bo pokazal, katere sobe so umazane, čiste, uporabnikom pa omogočil hiter preklop med temi možnostmi. Povečajte učinkovitost vašega gospodinjstva s takojšnjimi posodobitvami stanja preko mobilnih naprav za gospodinjstvo. Ko se stranke odjavijo, enostavno sprostite sobe za čiščenje. Omogočite večjo prilagodljivost pri upravljanju prostorov in izboljšajte odzivni čas za vse naloge v sobi. Ugotovite in vodite vzdrževanje sob, tako da so sobe čiste in v popolnem stanju v pravem trenutku. Nekateri hotelski sistemi imajo svoj lasten housekeeping modul, ali pa se povezujejo s specializiranimi housekeeping sistemi.



Poročila in statistike.


Poročila so nedvomno ena glavnih funkcionalnosti PMS sistema. PMS lahko služi kot orodje poslovne analitike, zbira ustrezne podatke in hotelirjem zagotavlja različne vrste avtomatiziranih poročil, kot so poročila o dnevnem zaključku (night audit), poročila o sobah in davkih, poročila o odhodu / prihodu, housekeeping poročila ali druga tekoča poročila. Modul olajša sledenje prihodkom, rezervacij in inventarja ter daje dragocen vpogled v hotelsko uspešnost z dnevnimi poročili, stopnjo zasedenosti, ADR in RevPAR. Hotelski PMS imajo praviloma modul za avtomatsko pripravo številnih poročil in statistik v trenutku.


Zagotavljanje kakovostnih zapisov in podatkov o gostu.


Da lahko vzpostavite dober odnos s trenutnimi in preteklimi strankami, je izrednega pomena, da v času prijave, med bivanjem in po odjavi gosta iz hotela zberete o gostu čim več relevantih informacij in podatkov. Ti podatki se morajo v sistemu hraniti v sistemu skladno z vsemi zakonskimi predpisi in uredbami. Z visoko kakovostnim upravljanjem podatkov o gostih, lahko gostom nedvomno zagotovite bolj prilagojeno storitev, izboljšate odnos z gosti in pri tem povečate prihodek svoje nastanitve.