Na trgu je veliko ponudnikov programske opreme, med katerimi lahko izbirate, gotovo pa ni vsaka rešitev primerna za vaše potrebe. Pri izbiri programske opreme za vaš mali hotel si velja zastaviti nekaj ključnih vprašanj, kot na primer: »Katere lastnosti in funkcije programa potrebujem za optimalno in lažje poslovanje hotela, katere lastnosti so potrebne za izboljšanje konkurenčnosti in nenazadnje ali program izpolnjuje zakonodajne zahteve?
Preverite osnovne funkcije, lastnosti in specifike rešitve ter presodite ali izpolnjujejo zahteve vašega hotela. Navajamo nekaj najpomembnejših lastnosti hotelske programske opreme za upravljanje malega hotela:
Enostavnost uporabe in poenostavitev dela recepcije: Program naj bo enostaven za uporabo, tako da skoraj ne zahteva dolgotrajnega uvajanja. Čas je pomemben tudi pri obravnavni vaših gostov, zato naj program omogoča enostavno prijavo in odjavo gosta, rezervacije in obračun, urejeno in dosledno poslovanje.
Povezljivost z drugimi sistemi v hotelski rabi: V hotelu imate vpeljane še druge sisteme, kot so finančno-knjigovodski sistem, ključavnice ali na primer telefonijo. Dobra povezljivost z drugimi sistemi je zelo pomembna, saj vam prihrani čas in denar. Pravtako je pomembna povezljivost s prodajo na spletu in z različnimi distribucijskimi sistemi.
Odkrita cena, ki jo zmorem: Veliko ponudnikov programske opreme ponuja rešitev po izredno ugodni ceni, kasneje pa se izkaže, da ta cena ni končna ter da so za rešitvijo še številni skriti stroški, kot na primer dodatno zaračunavanje po številu uporabnikov ali prodajnih mest, dodatno zaračunavanje za vzdrževanje in nadgradnje programa. Treba je preveriti, kaj vse je vključeno v ceno programske opreme in pri tem upoštevati, da je cena v skladu z vašimi zmogljivostmi. Visoka cena tudi ne pomeni boljše programske rešitve. Sodobne programske rešitve so lahko na voljo že za zanemarljiv strošek, tudi v prilagodljivih cenovnih modelih, kot je na primer plačevanje po uporabi.
Varnost podatkov: Preverite, kako je s hrambo vaših podatkov in kako visoka je zaščita in zasebnost podatkov. Preveriti je treba tudi, kako se podatki prenesejo v primeru, da se kasneje odločimo za drugega ponudnika.
Program v skladu zakonskimi določili: Preverite ali je program v skladu z lokalno zakonodajo, na primer ali je v skladu z zakonom o davčnem postopku ZdavP-2 , torej ali omogoča sledenje vsem spremembam dokumentov.
Skalabilnost programa: Preverite, ali program upošteva naravo vašega poslovanja in »raste« skupaj z vašimi kapacitetami. Ali je mogoče poljubno dodajati nove zmogljivosti in storitve v sistem?
Programsko opremo razvija poznavalec hotelske panoge s tradicijo in referencami: Izberite dobavitelja programske opreme, ki deluje na trgu vsaj nekaj let, saj boste le tako prepričani, da je programska rešitev že preverjeno delujoča in zasnovana na podlagi znanja in izkušenj. Ponudnik programske opreme naj ne bo zgolj prodajalec, pač pa tudi vaš dolgotrajni partner in svetovalec.
Foto: freedigitalphotos.net/Salvatore Vuono
