Študija primera: Hotelinco rezervacijski sistem pridobitev za Turistično društvo Bohinj

Situacija Turistično društvo Bohinj je za vodenje rezervacij in recepcijsko poslovanje za zasebne nastanitve in Kamp Danica v letu 2021 vpeljalo novo programsko rešitev Hotelinco. Hkrati so na trgu iskali tudi ustrezno informacijsko rešitev, s katero bi vzpostavili lastni rezervacijski portal za boljšo izpostavljenost na spletu in centralni rezervacijski sistem, s katerim bi združili prodajo kapacitet svojih kooperantov in partnerjev in jo urejali na enem mestu. S tem bi celovito optimizirali in izboljšali prodajo nastanitvenih kapacitet ter poenostavili svoje poslovanje in administracijo. Cilji Pridobiti rešitev, ki omogoča enostaven vpogled v razpoložljivosti in cene ponudnikov (kooperantov in partnerjev), vpogled v ustvarjen prihodek in prenos podatkov na računovodstvo. Pridobiti rešitev, ki bo omogočala dostop in uporabo tudi partnerjem in kooperantom (npr. pošiljanje podatkov na AJPES, ročni vnos rezervacij). Rešitev, ki podpira izdajanje računov v imenu partnerjev, hkrati pa lahko partnerji in kooperanti izdajajo račun gostu tudi sami (podprta davčna blagajna). Povečati zasedenost kapacitet in prihodek posamezne nastanitve. Digitalizirati in modernizirati poslovanje kot odziv na spremembe. Pristop Regijski portal in rezervacije s takojšnjo potrditvijo: da bi pridobilo čim več neposrednih rezervacij, je TD Bohinj poleg popolne spletne strani, ki je že optimizirana za iskalnike in za predstavitev posameznih nastanitev v regiji, potrebovalo tudi rezervacijski sistem, ki omogoča gostu izvedbo neposredne rezervacije s takojšnjo potrditvijo. Za optimizacijo vodenja in celovito prodajo kapacitet so tako v TD Bohinj vpeljali centralni rezervacijski sistem Hotelinco (CRS), in sicer Hotelinco PMS sistem, ki podpira celovito rezervacijsko-recepcijsko poslovanje na ravni ponudnika nastanitve, in Hotelinco Multi PMS sistem za poslovanje na ravni upravitelja (TD Bohinj) ter spletni rezervacijski motor (WBE) Hotelinco, ki podpira postopek spletne rezervacije. Sistema, ki sta med seboj povezana in komunicirata dvosmerno, omogočata samodejen prenos ustvarjenih rezervacij na rezervacijskem portalu neposredno v Hotelinco CRS sistem v realnem času. Ponudnikom tako rezervacij ni treba ročno vnašati ali pregledovati prostih kapacitet, saj celoten postopek poteka povsem samodejno. Rezervacijski motor Hotelinco omogoča, da nastanitev sprejema neposredne rezervacije prek TD Bohinj rezervacijskega portala in tudi preko svoje spletne strani, saj lahko proces hkrati poteka na več spletnih straneh oz. povsod, kjer smo lahko vgradili edinstveno povezavo za spletno rezervacijo. Tako lahko gostje rezervirajo na več možnih mestih in hkrati neposredno pri ponudniku, pri tem pa lahko ponudnik ponuja tudi paketne storitve, prodajo dodatnih storitev in izdelkov ter prek že vgrajenega spletnega sistema sprejema morebitna predplačila ali depozite za rezervacije. S povezavo prek vodilnega t. i. »channel manager« sistema Cubilis se rezervacije iz drugih OTA kanalov prav tako vnašajo neposredno v Hotelinco. Hotelinco samodejno pošlje razpoložljivost in cene v »channel manager« sistem, ki komunicira s številnimi distribucijskimi kanali. Na podlagi dvosmerne komunikacije uvozi rezervacije iz različnih rezervacijskih kanalov, kot npr. Booking.com, HRS, expedia, itd. neposredno v Hotelinco. Tako se doseže takojšnja sinhronizacija podatkov na vseh prodajnih kanalih, kar omogoča tudi prodajo zadnje razpoložljive sobe v realnem času in pomembno zniža nevarnost prezasedenosti oz. presežnih rezervacij. Dodatna prednost pa je tudi v tem, da urejanje cen in razpoložljivosti potekata na enem mestu in ne zahtevata preklapljanja med več platformami. Kot celovita programska rešitev za hotele ima Hotelinco številne uporabne lastnosti in funkcije za upravljanje ene ali več namestitvenih enot. Znotraj centralnega rezervacijskega Hotelinco sistema za TD Bohinj ima vsak ponudnik vpet svoj lastni Hotelinco sistem, do katerega lahko dostopa. Ponudnik lahko poleg funkcij, ki so vezane na prodajne dejavnosti TD Bohinj za partnerje ali kooperante, uporablja tudi številne druge funkcionalnosti. Z lastnostmi, kot so prijava in odjava gosta, pošiljanje sporočil gostom pred in po bivanju neposredno iz sistema, enostavno vodenje sob oz. »housekeeping«, mini POS sistem in številne druge funkcionalnosti, nudi rešitev za vse potrebne informacije o rezervacijah in o gostih, podpira dodatno prodajo, omogoča spremljanje zasedenosti, načrtovanje in omogoča upravljanje dejavnosti na najbolj optimalen način. Odziv na covid-19: digitalizacija poslovanja se je v času pandemije izkazala za izredno pomemben dejavnik konkurenčnosti nastanitve, namreč številne spremembe v načinu rezerviranja, hitrosti spreminjanja rezervacij in odpovedi je bilo mogoče najbolje upravljati le s sistemom, pri tem pa se je spremenil tudi hotelski gost: brezstično poslovanje, čim manj stikov, naročanje iz sobe. Hotelinco ima tako podprte integracije z avtomati za »self-check- -in« oziroma samostojno prijavo, optično branje osebnih dokumentov za hitro prijavo gosta, spletne rezervacije in integracijo spletnih plačil za predplačila rezervacije, samo prijava gosta prek samodejnega sporočila in samodejno unovčitev turističnih bonov. Rezultati TD Bohinj je pridobilo programski ekosistem za celovito podporo svoji dejavnosti in odprto platformo za nadaljnjo digitalizacijo poslovanja in razvoj prodaje. Z vključitvijo v centralni rezervacijski sistem Hotelinco so partnerji in kooperanti pridobili močno prodajno orodje in sistem za lastno vodenje svoje dejavnosti. Hitrejše posodabljanje cen, razpoložljivosti, omejitev bivanja in druge vsebine v primerjavi z ročnim upravljanjem posameznih prodajnih kanalov. Modul samodejne unovčitve turističnih bonov je pomembno skrajšal administrativni postopek unovčitve turističnih bonov. Podrobna poročila, ki predstavljajo natančno in poglobljeno analizo za načrtovanja aktivnosti. Ključne lastnosti Hotelinco sistema Multi rezervacijski koledar z nadzorno ploščo za spremljanje rezervacij iz različnih kanalov in posrednikov. Hotelinco multi rezervacijski koledar poenoti pregled vseh prejetih rezervacij v enem koledarju, tako da ponudniki lahko spremljajo rezervacije, prejete prek Booking.com ali airbnb, po telefonu, svoje spletne strani ali agencije, hkrati pa so na tekočem, kako zasedena ja njihova namestitev. Integriran »channel manager« za povezavo s številnimi OTA kanali. Povezan rezervacijsko-recepcijski sistem s »channel manager« sistemom je danes osnova za povečevanje prodaje. Vse podatke za prodajo na spletu ponudniki vnašajo neposredno v Hotelicno sistem in se izognejo vsem težavam pri preklapljanju iz ene platforme na drugo. Hotelinco se povezuje z vodilnimi »channel managerji« v svetu, ki svoje partnerske povezave vzdržujejo profesionalno in na visoki ravni, pri tem pa svoje povezave širijo na globalni ravni. Na vsakem koraku z vami. Hotelinco je zasnovan v odzivnem dizajnu in je kot tak prek brskalnika na voljo na vseh mobilnih napravah, kar omogoča vodenje nastanitve od kjerkoli. Tako je mogoče preverjanje statusa rezervacij, prijavljanje gostov in prenos poročil tudi na poti v trenutku, ko ponudnik storitev ni na lokaciji. Sporočila gostu pred in po bivanju. Gostom ponudniki lahko pošiljajo samodejna elektronska sporočila neposredno iz sistema, in sicer za različne namene, kot na primer ob potrditvi rezervacije, pred prihodom v hotel ali po odhodu v obliki zahvale. Vsebino in obliko sporočil je mogoče poljubno spreminjati, oblikovati, prav tako pa tudi določiti čas oz. pogostost pošiljanja. Digitalna prijava gosta (»Pre-check-in«). Svojim gostom lahko ponudniki ponudijo brezstično prijavo oz. digitalno prijavo. V samodejno sporočilo za potrditev rezervacije ali sporočilo dobrodošlice gostu nekaj dni pred prihodom ponudnik preprosto vključi prilagojeno povezavo za prijavo, ki jo zagotavlja Hotelinco. S klikom na povezavo imajo gosti dostop do spletne prijave, vsi vneseni podatki pa se samodejno shranijo v kartoteko gosta na rezervaciji v Hotelinco sistem. Povezava s številnimi drugimi sistemi. Hotelinco je odprt sistem za povezave s številnimi drugimi sistemi, kot so gostinski sistemi, računovodski sistem, telefonija, ključavnice, IPTV-ij in drugimi sistemi za nudenje storitev gostu. Komentar uporabnika Pr`Agotnik – apartmaji sobe Bohinj: »Naša izkušnja s sistemom Hotelinco je splošno gledano pozitivna izkušnja. Odkar uporabljamo sistem Hotelinco, se je naša delovna obremenitev v zvezi s posodabljanjem cen in razpoložljivosti na vseh spletnih mestih znatno zmanjšala, kar nam daje priložnost, da našo ponudbo kapacitet bolje pozicioniramo na trgu. Če pride do težave, se lahko zanesemo na odzivno ekipo, ki pomaga pravočasno in učinkovito. Predvsem pa vedno tudi razumejo, kaj želimo in imajo posluh za morebitne prilagoditve sistema našim individualnim zahtevam. Všeč nam je predvsem tudi to, da z enim sistemom pokrijemo naše številne zahteve.«

Študija primera: Hotelinco rezervacijski sistem pridobitev za Turistično društvo Bohinj